CLAUSULA DE PRIVACIDAD
Y PROTECCION DE DATOS

Esta cláusula de privacidad aplica estrictamente para el manejo y control de información realizado bajo la plataforma de gestión educativa VIRTUALKIDS, para otros servicios ofrecidos por GRUPO CREANDO SOLUCIONES SAS, en adelante GCS, consulte el vínculo de información ofrecido en el sitio web del producto o solicite una copia a través de nuestro correo de soporte: soporte@grupo-cs.co.

Uso de información personal

Para realizar la configuración y puesta en marcha de la plataforma es necesario recopilar información básica acerca de los usuarios que podrán acceder a ella, por lo que a continuación encuentra el detalle de la información recopilada y su respectivo uso:

Información suministrada por la institución: Para poder hacer uso de los servicios prestados por la plataforma, la institución debe suministrar datos básicos como:

• Nombres y apellidos
• Documentos de identificación
• Correos electrónicos
• Fecha de nacimiento
• Grupo sanguíneo
• Hijos o estudiantes asociados

Esta información es cargada directamente a la plataforma por personal de la institución que solicita los servicios o por una persona de soporte técnico. La información existente en la plataforma no tendrá de ninguna forma otro tratamiento diferente al requerido para el buen uso de los servicios.

Información que proporciona el usuario explícitamente: Cuando la plataforma se encuentra configurada y lista para su uso y la entidad educativa extiende una comunicación, los usuarios, en este caso, estudiantes, padres, docentes, empleados y personal interno de la institución pueden empezar a usar los servicios de la plataforma, en la cual pueden actualizar datos adicionales como:

• Teléfonos de contacto
• Dirección de residencia
• Información personal fecha de nacimiento, RH, Estudios realizados, país/ciudad origen etc.
• Sitios web propietarios
• Redes sociales
• Fotos, comentarios, videos o interacciones sociales

Adicional a esto la entidad educativa puede crear y configurar información acerca de:

• Información de cursos y asignaturas.
• Comunicados internos.
• Documentos asociados a la entidad o a usuarios específicos.
• Información propietaria de la entidad como Misión, Visión, y otros datos de uso privado.

La mayor parte de esta información es opcional y de uso privativo de la entidad que la usa y es posible, cambiarla o eliminarla en cualquier momento.

A nivel técnico esta información es tratada únicamente a través de la plataforma a la cual tendrán acceso las personas de soporte asignadas por GCS para la prestación de los servicios y atención de incidentes con el objetivo de asegurar el buen funcionamiento de los servicios prestados.

La información se encuentra alojada en infraestructura Microsoft Azure y los enrutamientos se encuentran configurados en Amazon AWS, estos servicios cloud son conocidos por su alto nivel de seguridad. Además, todos los datos se almacenan y se transmiten de manera cifrada con un doble algoritmo, el primero lo establece el canal de comunicación (HTTPS) y el segundo lo establece la plataforma. Esto significa que, incluso si alguien intentara interceptar los datos, tendría que romper la seguridad del canal de comunicación y aun así encontraría los datos cifrados por nuestra plataforma, en general esto duplica las barreras de seguridad.

Información compartida por la comunidad: Dado que la plataforma en si presenta un entorno social y colaborativo, todos los usuarios que hacen parte de la comunidad de la institución educativa pueden aportar información e interactuar con otros usuarios de la misma comunidad únicamente, por lo que estos pueden cargar y compartir casi cualquier tipo de información (documentos, fotos, imágenes, videos, comentarios, mensajes, etc) a la cual solo se tiene acceso de forma técnica por parte de GCS como se mencionó anteriormente. Es responsabilidad de la institución administrar y controlar la información allí publicada.

Información de navegación: La plataforma recopila y almacena información adicional acerca de la navegación de los usuarios, tales como, dirección IP pública desde la cual realiza la conexión, aplicación de navegación utilizada (browser), información básica de la plataforma base (Windows, Linux, Android, etc), esta información solo puede ser consultada a través de la plataforma por los administradores designados en la entidad educativa a través de los módulos administrativos a los cuales también tiene acceso el cliente.

Internamente se utiliza esta información para determinar los dispositivos más usados y mejorar la experiencia de los usuarios cuando usan los servicios ofrecidos por GCS, para este caso particular, mejorar la visualización y uso de la plataforma educativa VIRTUALKIDS.

Cookies: Para proporcionar una mejor experiencia de navegación, nuestro sitio requiere el uso de cookies en los navegadores usados para ingresar a la plataforma, en estos únicamente se almacena la llave de sesión, la cual se encuentra encriptada para asegurar que no es utilizable por otros sitios o aplicaciones con código malicioso y en términos generales no contiene ningún dato sensible de los usuarios que hacen uso de los servicios.

Protección de información

La información existente en la plataforma es de uso privativo exclusivo de la entidad educativa, esto quiere decir que no se encuentra disponible para su uso en un dominio público o que puede ser usada por personas o entidades diferentes a la institución que contrata los servicios de la plataforma educativa VIRTUALKIDS, puesto que para acceder a esta información o a la plataforma se requiere tener un nombre de usuario y contraseña.

Cada persona cuenta con su usuario de ingreso y contraseña y es responsabilidad de cada usuario custodiar esta información para hacer uso de la plataforma y la información que en ella se encuentra. GCS no se hace responsable por el uso indebido que puedan causar los usuarios de la comunidad de la institución.

La institución dispone de las herramientas necesarias para administrar la información y habilitar o deshabilitar los usuarios asociados de acuerdo a su criterio sin depender de los servicios profesionales de GCS.

La información técnica de ingreso a la plataforma se envía de forma cifrada. Información como las contraseñas y otra información sensible se encuentra encriptada en la base de datos y solo es descifrable por la plataforma. El personal técnico no puede ver información que se encuentre cifrada en la base de datos.

La información acerca de las contraseñas de acceso se almacena con algoritmos de tipo ONE-WAY, esto quiere decir que no existe una forma simple de desencriptar esta información, ni siquiera por la misma plataforma, por lo que nunca será posible conocer las claves de los usuarios.

Acerca del uso de la información

Para todos los casos anteriormente mencionados el manejo de la información es estricto y restringido a través de la plataforma y GCS declara de forma explícita que no realizará ningún uso indebido, publicará o divulgará de alguna forma la información contenida o requerida por la plataforma de gestión educativa VIRTUALKIDS, esta información es tratada como información personal e intransferible.

GCS podrá utilizar información de contacto (correo electrónico, teléfonos fijos, celulares) de las personas registradas en la plataforma para ofrecer soporte en el uso de la plataforma, solo bajo una solicitud previa ya sea por parte de la institución o de un usuario particular.

GCS podrá compartir información con entidades externas, únicamente bajo circunstancias legales que así lo requieran, como leyes aplicables, regulaciones, procesos legales o exigencias gubernamentales vigentes, en caso contrario GCS no compartirá de ninguna forma información de contacto, información sensible y/o en general cualquier información compartida dentro del entorno de la plataforma.

Modificaciones de esta Política de privacidad

Tenga en cuenta que esta Política de Privacidad se podrá modificar según se considere oportuno en cualquier momento y sin previo aviso, no obstante no limitaremos los derechos de los usuarios sobre sus datos personales sin su consentimiento explícito, por lo que publicaremos todas las modificaciones de la Política de privacidad en la plataforma y, en caso de realizar cambios significativos, informaremos de ello a través de un aviso destacado en nuestro sitio web y posiblemente a través del envío de correo a los usuarios.

Las modificaciones realizadas normalmente buscan cubrir nuevos productos y/o servicios ofrecidos a través de la plataforma educativa.